Como resultado de la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) sancionada en los Estados Unidos en el año 2002, las organizaciones en todo el mundo han fijado su atención en el mantenimiento de un ambiente de negocios en cumplimiento de los controles.
La implementación de un programa de tarjetas comerciales bien controlado es un componente esencial para mitigar el riesgo a través del proceso de Procure-to-Pay. Las organizaciones definen metas de control del programa de tarjetas, como por ejemplo:
- Cumplimiento con las políticas de compras y pagos
- Reducción de gastos fuera de la política
- Mitigación de fraudes, pérdidas y mal uso.
Las organizaciones de mejores prácticas, por lo general, logran las metas de control del programa de tarjetas implementando las prácticas recomendadas dentro de las cinco áreas descritas en el Marco de Controles de Visa.
- Titularidad – Las compañías deben establecer la titularidad del programa de tarjetas con una estructura organizativa que incluya roles y responsabilidades bien definidos para la gestión del programa de tarjetas
- Políticas – Las políticas de mejores prácticas son aquellas que están claramente definidas con detalles específicos para cada uno de los aspectos del programa de tarjetas
- Procedimientos – Los procedimientos identifican claramente los "qué, quién, dónde, cuándo y cómo" apropiados del uso de tarjetas y contribuyen con el monitoreo y control del programa de tarjetas
- Tecnología – El uso eficaz de la tecnología hace que los procedimientos sean más eficientes y protege contra errores humanos, facilitando la detección rápida y prevención del mal uso
- Auditoría – Las auditorías regulares permiten que las organizaciones revisen y actualicen las políticas y los procedimientos del programa de tarjetas, según sea necesario
Beneficios
- Control y Cumplimiento – Desarrollar una estrategia de control que trate la titularidad, las políticas, los procedimientos, la tecnología y la auditoría minimiza los riesgos de un programa de tarjetas comerciales y aumenta el cumplimiento
- Ahorros en los Costos y Eficiencias en los Procesos – Una estrategia de control ayuda a minimizar los casos de incumplimiento. El monitoreo y rastreo automatizados ayudan a reducir el tiempo y los esfuerzos necesarios para exigir el cumplimiento